Приложение III. Правила ведения секретного делопроизводства и обращения с конспиративными материалами в партийных комитетах

С. СЕКРЕТНО

ПРАВИЛА ВЕДЕНИЯ СЕКРЕТНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ОБРАЩЕНИЯ С КОНСПИРАТИВНЫМИ МАТЕРИАЛАМИ В ПАРТИЙНЫХ КОМИТЕТАХ.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.

1. — Основной предпосылкой конспирации является соблюдение пра

вила: чем меньше людей имеют доступ (в той или иной форме) к секретным материалам — тем больше гарантий соблюдения конспирации.

2. — Для ведения секретного делопроизводства при партийных комитетах имеются секретные отделы или секретные части. В партийных комитетах, где количество проходящих конспиративных материалов невелико, эта работа возлагается на отдельного, специально для этого выделенного, товарища (доверенного).

ПРИМЕЧАНИЕ: Шифрсвязь и шифровальное делопроизводство при парткомах ведется, согласно особой инструкции.

3. — В обязанности секретных органов входит: а) Экспедиция, печатание, экспедиция, ведение и хранение дел,

возврат и уничтожение конспиративных материалов и т. д.). -б) Наблюдение, инструктирование и проверка секретного делопроизводства, проверка и учет сотрудников, допускаемых к секретной переписке в подведомственных парторганизациях и фракциях ВКП(б) в местных советских, хозяйственных и общественных организациях.

4. — На основе этой инструкции вышестоящие парткомы преподают нижестоящим организациям соответствующие правила конспирации.

5. — Лица, виновные в нарушении конспирации (разглашение, утеря и халатное обращение с секретными документами), отвечают на основании постановления ЦИК СССР во внесудебном порядке через Коллегию ОГПУ.

6. — При смене секретарей, а также при сдаче дел секретарем заместителю на время длительной командировки, или отпуска первого сдающий обязан ознакомить принимающего дела с настоящей инструкцией.

ПРИМЕЧАНИЕ: Прием и сдача дел производится по акту, копия которого сообщается в Секретный Отдел ЦК ВКП(б).-

II. ЛИЧНЫЙ СОСТАВ.

7. — Сотрудниками секретных органов или лицами, соприкасающимися с конспиративными материалами в парткомах, могут быть только члены партии.

8. — Назначение заведующих секретных органов или уполномоченных по ведению секретного делопроизводства производится постановлением бюро соответствующего парткома, о чем ставится в известность Секретный Отдел ЦК ВКП(б).

9. — Все сотрудники секретных органов или лица, имеющие касательство с конспиративными материалами, назначаются парткомами после предварительного согласования кандидатур с местными органами ОГПУ.

ПРИМЕЧАНИЕ: Все сотрудники секретных органов, а также лица, соприкасающиеся с секретными материалами, должны быть взяты на учет в местном отделе ОГПУ.

ПРИМЕЧАНИЕ: Все сотрудники, допускаемые к секретной работе, подают заявление об их связях с иностранцами, живущими как вне, так и в СССР и о характере этих связей. К иностранцам относятся все, не имеющие советского гражданства.

10. — Для приема, хранения и возврата конспиративных материалов ЦК ВКП(б) как директивного, так и информационного характера, бюро партийного комитета отдельным постановлением назначает специальное доверенное лицо (желательно заведующего секретной частью парткома или уполномоченного по ведению секретного делопроизводства или зав. шифровальной частью), предварительно согласовав кандидатуру с Секретным Отделом ЦК ВКП(б).

ПРИМЕЧАНИЕ: 1. Доверенные по обращению с конспиративными материалами ЦК разбиваются на две категории: 1-я категория пользуется правом вскрытия пакетов, 2-я без права вскрытия, однако, последняя может хранить и возвращать документы в том случае, когда адресат поручает ей это сделать.

ПРИМЕЧАНИЕ: 2. В постановлениях бюро парткомов о назначении доверенного должно быть указанно по какой категории партком предлагает утвердить.

11. — Для согласования с Секретным Отделом ЦК ВКП(б) кандидатур, указанных в параграфе 10 необходимо выслать 2 заполненные анкеты (форма № 1), фотокарточку, подписку о неразглашении секретных сведений, постановление партийного комитета о назначении товарища на секретную работу и снятии его предшественника, с указанием мотивов его снятия и рекомендации 2-х членов партии с 10-ти летним партстажем.

12. — При уходе сотрудников секретных органов или лиц, соприкасающихся с секретными материалами, с этой работы от них отбирается:

1) подписка о неразглашении секретных сведений и 2) обязательства в течение 2-х лет сообщать парткомитету о перемене места жительства.

13. — Категорически воспрещается сотрудникам секретных частей посвящать своих знакомых, родных о характере выполняемой работы, о составе секретных работников, а равно указывать в удостоверениях, или справках, выдаваемых этим сотрудникам должности и секретные органы, вместо этого указывается: «Сотрудник парткома».

III. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ВХОДЯЩИХ БУМАГ.

14. — Вся поступающая в партийный комитет почта, за исключением в параграфе 15, принимается непосредственно в секретном отделе (части) парткома или уполномоченным.

15. — Пакеты ЦК ВКП(б) за серией «К», адресованные лично на имя секретаря парткома, принимаются лично секретарем парткома, а в его отсутствии (командировка, отпуск, болезнь) его заместителем или утвержденным Секретным Отделом ЦК доверенным лицом по обращению с конспиративными материалами ЦК.

ПРИМЕЧАНИЕ: Если секретарь парткома является также членом или кандидатом в члены ЦК, или членом Ревизионной Комиссии ВКП(б), то конспиративные материалы ЦК ВКП(б), адресованные ему, как члену ЦК, или РК, принимаются им лично, или доверенным парткома.

16. — Принимающий секретную почту сотрудник обязан во время приемки проверить целостность оболочки пакета, печатей и условных знаков, если такие установлены. При обнаружении каких-либо повреждений, а также в случае подозрения о возможности перлюстрации пакета, принимающий пакет и доставивший его составляют соответствующий акт в 3-х экземплярах, точно указывая какие недочеты обнаружены. Акты передаются местному отделу ОГПУ для расследования. Для сведения посылаются учреждению откуда пакет был отправлен и один экземпляр остается в секретном органе.

17. — Сотрудник, принимающий секретную почту, обязан на расписке при пакете лит. «А» и «В» и на оболочке пакета серии «К» поставить дату и время получения пакета. Расписки на пакеты ЦК ВКП(б) «литера А» должны возвращаться в ЦК не позднее 3-х дней, оболочки от пакетов «серии К» с расписками на них же не позднее чем на другой день после получения пакета.

18. — Почта, указанная в параграфе 14, вскрывается лично зав. секретным органом или уполномоченным и немедленно передается для регистрации. Наиболее секретные материалы регистрируются лично зав. секретной частью. Если секретная часть состоит из одного уполномоченного, то вся почта регистрируется им лично.

19. — Регистрация входящих секретных бумаг производится в журналах или на специальных карточках. Если количество поступающих за год в партком секретных бумаг менее 1.000 — 2.000, то регистрация производится в журналах, если больше — то на карточках (формы журнала и карточек прилагаются).

20. — Регистрация и учет движения конспиративных материалов ЦК ВКП(б), а также материалов по мобилизационным вопросам ведется лично доверенным лицом парткома по обращению с конспиративными документами ЦК, в особом журнале (форма журнала прилагается).

21. — Листы журналов должны быть пронумерованы, пропечатаны сургучной печатью и заверены секретарем парткома. Карточки также должны быть пронумерованы. Хранение журналов и карточек производится наравне с секретными документами.

22. — Секретные бумаги передаются непосредственно сотрудником секретного органа или уполномоченным к исполнению только под расписку в журнале или на карточке.

23. — Во время исполнения секретных бумаг, таковые должны находится у лица, расписавшегося секретному органу в получении бумаги. Всякая передача секретной бумаги другому лицу должна производится только через секретную часть.

24. — Всякую передачу секретной бумаги от одного исполнителя к другому секретная часть отмечает в журнале или на карточке. В последних также отмечается к какому делу бумага подшита, а если бумага уничтожена, то номер акта об уничтожении.

IV. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ИСХОДЯЩИХ БУМАГ.

25. — По окончании разработки секретного документа, подлинник, черновые наброски и все, что имеет к нему отношение, передаются исполнителем в секретную часть. На документе обязательно проставляется степень секретности («секретно», «с. секретно») и срочности («срочно», «весьма срочно», «особо срочно»).

26. — Секретная переписка печатается только в помещении секретной части. В парткомах, где секретная часть не имеет своих машинисток, для нее выделяется одна из общих машинисток — обязательно член ВКП(б).

27. — Передача черновиков секретных документов машинистками производится лично исполнителем или через сотрудников секретной части.

28. — Печатание секретных материалов под диктовку разрешается только в том случае, если помещение секретной части гарантировано от подслушивания.

29. — Ознакомление машинисткой других сотрудников, даже секретных с выполняемой или выполненной ею работой, категорически воспрещается.

30. — За разбором непонятных слов машинистка обращается только к лицу, давшему ей работу.

31. — Лицо, передающее секретный материал для печатания, обязано на черновике указать количество требуемых экземпляров, адресаты и свои инициалы. Машинистка все это печатает на документе и кроме того проставляет также свои инициалы.

32. — Напечатанная работа возвращается машинисткой лицу, давшему ее. Сверка с черновиком производится лично им или по его поручению сотрудником секретной части.

33. — Для стенографирования секретных и совершенно секретных докладов заседаний, статей заводятся специальные тетрадки. Листки тетрадок должны быть пронумерованы, опечатаны и скреплены подписью зав. секретной частью. Тетрадки выдаются стенографам на время работы, а после расшифровки возвращаются в секретную часть. Если расшифрование производится не в тот же день, то запись речи оставляется на ночь в секретной части. После использования тетрадки, последние хранятся наравне с секретными и совершенно секретными материалами в течение года, после чего уничтожаются.

34. — В начале стенограммы указывается по какой системе велась стенограмма.

35. — Расшифровка стенограмм разрешается только в помещении секретной части с машинистками секретной части.

Расшифрованные секретные стенограммы хранятся наравне с другими конспиративными материалами.

36. — После подписания секретные бумаги вместе с черновиками возвращаются в секретную часть.

37. — Каждая секретная бумага, кроме подписи, должна иметь отметки о фамилии и инициалах подписавшего.

38. — Черновики, испорченные и лишние печатные экземпляры, а также использованная копировальная бумага ежедневно по окончании работы сжигаются обязательно сотрудником секретной части.

39. — Незаконченная машинистками работа, а также бывшая в употреблении копировка по окончании занятий сдается зав. секретной частью.

40. — Размножение секретных документов (на ротаторе, стеклографе, шапирографе и т. п.) производится только в помещении секретной части.

Размножение секретных документов типографическим способом производится в секретных типографиях или секретных частях типографии по установленным местными органами ОГПУ правилам.

41. — Если работа произведена ротаторным способом, то вся макулатура вместе с восковками сжигается. В случае размножения на стеклографе — смывается оттиск на стекле, а испорченные оттиски сжигаются. При размножении на шапирографе, лента хранится в секретной части, пока не будет использована до остатка, после чего уничтожается.

42. — Для регистрации исходящих секретных бумаг никаких журналов или карточек не заводится, а печатается лишняя копия исходящей бумаги. Пронумерованные копии подшиваются в порядке поступления в отдельные скоросшиватели и заменяют собой исходящий журнал. Подобранные по порядку копии хранятся наравне со всеми секретными документами.

43. — Секретные материалы парткома, рассылаемые для ознакомления членами бюро и парткома (протоколы парткомов и другой информационный материал) должны быть возвращены местными товарищами в течение недели, иногородними — в течение месяца.

ПРИМЕЧАНИЕ: 1. В исключительных случаях эти материалы могут быть уничтожены адресатами сожжением. Акты о сожжение должны быть обязательно подписаны 2 лицами и препровождены в соответствующий партком.

ПРИМЕЧАНИЕ: 2. Некоторые секретные материалы парткома, рассылаемые для ознакомления или руководства в нижестоящие парторганизации, могут оставаться в секретных делах последних.

V. ЭКСПЕДИЦИЯ.

44. — Вся секретная исходящая корреспонденция парткомов отправляется через секретную часть.

45. — После регистрации отправляемой корреспонденции заготовляется конверт. На конверте должно быть указано: 1) фамилия, имя, отчество (или, по крайней мере, инициалы) адресата; 2) точный адрес — город, улица, № дома; 3) название учреждения или организации и исходящий номер. Кроме того, на правом верхнем углу конверта проставляется степень секретности и срочности пакета в соответствии с надписью на исходящей бумаге — 1) для местной городской корреспонденции «секретно» или «совершенно секретно» и «срочно» или «весьма срочно», для иногородней корреспонденции, отправляемой через фельдкорпус ОГПУ — литера «А», «В» и «серия К».

46. — Возле исходящего номера на пакете проставляются инициалы заготовлявшего пакет к отправке.

47. — Адресование секретной корреспонденции только на учреждение без указания должности получателя не допускается, желательно также указывать и фамилию адресата.

48. — Для литеровки секретных пакетов устанавливаются следующие литера: «серией К» должна пересылаться совершенно секретная, секретная (срочная и несрочная) корреспонденция, предназначенная ввиду ее особой важности сдаче только в собственные руки (под личную расписку на конверте) адресата; за лит. «А» — совершенно секретная, секретная срочная переписка и за лит. «В» — вся остальная совершенно секретная и секретная переписка. Произвольная литеровка не допускается.

49. — Затем корреспонденция и бланк расписки, если пакет иногородний лит. «А» вкладывается в плотный конверт, обязательно прокладывается специальной прокладной бумагой и конверт заклеивается. Пакет прошивается, (если только это позволяет объем) суровой ниткой крест на крест или проволокой (желательно поближе к углам пакета) и опечатывается одной сургучной печатью парткома. На не прошитые местные городские пакеты накладываются 3 печати, а на иногородние — пять.

ПРИМЕЧАНИЕ: 1) Печати должны накладываться так, чтобы они были видны, покрывая без остатка прошивку, и притом тонким слоем, чтобы не было возможности снять ее без повреждения.

2) Рекомендуется, предварительно условившись с адресатами, менять цвет сургуча и образцы сургучных печатей, устанавливая определенные знаки.

3) Секретные пакеты должны прокладываться светонепроницаемой бумагой и опечатываться пятью печатями вне зависимости от прошивки.

50. — Готовый пакет записывается в контрольный журнал (форма прилагается) и сдается под расписку в журнале местному фельдотделению, если пакет иногородний, или рассыльному — если пакет городской.

ПРИМЕЧАНИЕ: Допуск лиц к рассылке секретных пакетов проверяется наравне с другими секретными сотрудниками.

51. — Городские пакеты сдаются под отдельную расписку (см. образец) или — под расписку на конверте.

52. — Иногородняя корреспонденция отправляется только через фельдъегерскую связь. Местная городская — через курьеров или самокатчиков обязательно членов ВКП(б).

ПРИМЕЧАНИЕ: В пункты, с коми фельдсвязи нет, секретная корреспонденция отправляется через особо проверенных товарищей. Пересылка оказией не допускается.

53. — Воспрещается отправка несекретной корреспонденции, под видом секретной.

54. — Парткомы составляют перечень вопросов, которые должны проходить у них в секретном, с. — секретном и не подлежащим оглашению порядке и периодически этот перечень дополняют и изменяют.

ПРИМЕЧАНИЕ: Переписка не подлежащая оглашению, обрабатывается в общем аппарате.

55. — Во время развозки (разноски) пакетов, самокатчики и курьеры должны избегать всяких заторов движения транспорта или публики, т. к. при этом возможно хищение пакетов. При исполнении возложенных поручений самокатчикам и курьерам строго запрещается заезжать домой к знакомым и вообще в какие бы то ни было места, не относящиеся к возложенному поручению. Воспрещается также по дороге останавливаться без дела или вступать с кем бы то ни было в посторонние разговоры.

56. — Вручение пакетов производится лично адресату или его уполномоченному по секретной переписке. Передаточные инстанции категорически воспрещаются.

57. — Самокатчик или курьер при сдаче секретных пакетов, если адресат им незнаком просматривают его документы или партбилет. В случае сомнения пакет не сдается, а возвращается в секретную часть с указанием причин несдачи.

58. — Самокатчики и курьеры, доставляющие секретные материалы, как правило, должны быть вооружены револьверами.

59. — По мере поступления расписок (как городских, так и иногородних) в контрольном журнале отмечается, время сдачи пакета и фамилия принявшего.

60. — Подлинные расписки подбираются в порядке номеров и хранятся в течение года. По истечении этого срока комиссия в составе представителей секретной части парткома и местного отдела ОГПУ проверяет наличие расписок, об этом составляется соответствующий акт, а самые расписки сжигаются.

VI. ХРАНЕНИЕ МАТЕРИАЛОВ И ВЕДЕНИЕ ДЕЛ.

61. — Все исполненные секретные бумаги подшиваются в соответствующие дела (скоросшиватели секретной части). На карточке (в журнале) входящей бумаги или на копии исходящей бумаги отмечается номер дела, к которому данная бумага подшита.

ПРИМЕЧАНИЕ: Категорически воспрещается приобщать секретные документы к несекретным делам.

62. — Дела заводятся на корреспондентов (парткомы, учреждения, организации), а также по отдельным крупным вопросам (например, зарплата, хлебозаготовки и т. п.). Бумаги, как входящие, так и копии исходящих подшиваются в хронологическом порядке.

63. — При наличии дубликатов секретных бумаг таковые подлежат сожжению. Дубликаты собираются, примерно, за месяц, составляется на них опись, которая дается на утверждение секретаря парткома и в случае отсутствия возражений с его стороны — сжигаются, с составлением соответствующего акта, который храниться наравне с другими секретными и с. секретными документами, как текущий материал в течение 3-х созывов.

64. — Дела ведутся от партсъезда до партсъезда и хранятся в секретных частях.

ПРИМЕЧАНИЕ: Категорически воспрещается передача секретных архивов парткомов в советские учреждения.

65. — В каждом деле должна вестись подробная опись бумаг по прилагаемой форме. Опись заводится одновременно с заведением дела. Каждая подшиваемая в дело бумага немедленно заносится в опись.

66. — Дача справок о содержании секретной переписки по телефону строго воспрещается.

67. — Справки могут даваться зав. секретной частью устно только членам бюро партийного комитета. Письменные справки по содержанию секретных материалов выдаются только за подписью секретаря парткома. Выдача выписки или копии секретных документов воспрещается.

ПРИМЕЧАНИЕ: Выписки могут выдаваться только по распоряжению секретаря парткома.

VII. ПОРЯДОК ОЗНАКОМЛЕНИЯ С КОНСПИРАТИВНЫМИ МАТЕРИАЛАМИ ЦК И ПО МОБВОПРОСАМ.

68. — С конспиративными материалами ЦК директивного или информационного характера знакомятся все члены и кандидаты парткома, получающего указанные материалы и члены КК.

69. — Категорически воспрещается под ответственностью секретаря парткома выдача на руки документов, указанных в параграфе 68 для ознакомления с ними и хранения их на квартирах.

70. — В каждом парткоме должна быть специальная комната достаточно изолированная, где указанные в параграфе 68 товарищи знакомятся с материалами ЦК по одиночке или группами. После прочтения делаются личные подписи читавших с указанием даты ознакомления.

71. — Ознакомление с материалами ЦК лиц сверх круга, указанного в параграфе 68, допускается только с разрешения ЦК.

72. — Ознакомление с материалами, указанными в параграфе 68, обкомами, губкомами и окркомами низовых организаций, производится путем ознакомления секретарей этих организаций в порядке, указанном в параграфе 70.

73. — Ознакомление с конспиративными документами ЦК более широких партслоев производится после специального указания ЦК.

VI. ПОМЕЩЕНИЕ, ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ, ОХРАНА.

74. — Секретная часть обязательно должна помещаться в изолированном от других частей аппарат помещении. Доступ в помещении секретной части лицам, не связанным с секретной перепиской, категорически воспрещается.

75. Все хранилища секретных документов партийных комитетов должны быть сосредоточены в помещении секретной части.

76. — Хранение секретных материалов должно производиться только в несгораемых или железных шкафах. В парткомах секретная переписка которых крайне незначительная (например, в некоторых укомах) в виде исключения разрешается хранение в обитых железом сундуках, привинченных к полу. Шкафы и сундуки должны быть снабжены надежными запорами. Ни в коем случае не разрешается ограничиваться висячими замками.

77. — Конспиративные материалы ЦК ВКП(б) должны храниться в несгораемом шкафу, или, по крайней мере, в отдельном отделении несгораемого шкафа, ключ от которого должен находиться у секретаря парткома или у зав. секретной частью (доверенного).

78. — Неисполненная отделами парткома за день секретная переписка сдается на ночь для хранения в секретную часть. Ни одному работнику парткома не разрешается оставлять секретную переписку в своем столе или шкафу.

79. — Ни в коем случае не разрешается носить секретные материалы на квартиру или возить с собой при командировках. Также не допускается оставление секретных материалов на столе при выходе из комнаты.

80. — Каждый сотрудник секретной части при уходе со службы вовсе или временно (командировка, отпуск), обязан сдать свои дела приемнику по акту.

81. — По окончании занятий в секретной части черновики, макулатура, использованная копировальная бумага и вся прочая ненужная бумага должны быть сожжены. Со столов должно быть убрано все, кроме канцелярских принадлежностей.

82. — Несгораемые или железные шкафы должны быть заперты и опечатаны сургучной печатью или опломбированы специальным пломбиром секретной части. Само помещение секретной части также должно быть заперто и опечатано или опломбировано.

ПРИМЕЧАНИЕ: Опечатание шкафов и помещения производится зав. секретной частью, или с разрешения секретаря парткома, другим сотрудником секретной части.

83. — Для охраны секретной части выставляется на ночь воинский караул или сторожа, снабженные огнестрельным оружием. Караулу (или сторожам) печати или пломбы на дверях секретных частей сдаются под расписку. Желательно возле зданий парткомов выставлять милицейские посты.

84. — Ключ от помещения секретной части и сургучная печать или пломбир, коим опечатано помещение, хранится у зав. секретной частью (доверенного).

85. — В помещение секретной части в ночное время (после опечатания) караулом допускается только секретарь парткома или зав. секретной частью; другие же лица — только по разрешении последних. О каждом таком допуске караул обязан на другой день утром письменно сообщить секретарю парткома.

86. — Ежедневно при начале занятий зав. секретной частью проверяет целость печатей (пломб) на дверях помещения и шкафов, а затем принимает печати у караула под расписку.

При обнаружении следов повреждений печатей или пломб составляется соответствующий акт за подписью зав. секретной частью и караула, а затем пересылается местному отделу ОГПУ для расследования.

87. — Уборка помещения секретной части производится только в присутствии сотрудников секретной части.

88. — Помимо настоящих правил возлагается ответственность на руководителей парткомов принимать в каждом отдельном случае дополнительные меры, обеспечивающие в зависимости от обстоятельств максимальную конспиративность ведения секретного делопроизводства и обращения с конспиративными материалами ЦК.

Зав. Секретным отделом — Товстуха

Секретарь ЦК ВКП(б) — Косиор

7. V — 1928

РГАСПИ. Ф. 17. Оп. 113. Д. 608. Л. 99-113