1. «Офис будущего»

1. «Офис будущего»

В 80?е годы компьютеризация проникла в сферу управления частных капиталистических компаний и государственных организаций. Традиционный офис, учреждение, где осуществляется обработка, составление различных бумаг, где принимаются решения, облекаемые в печатную форму, перестал способствовать эффективности производства.

С развитием капиталистического производства усложнялись экономические связи, росли концентрация и специализация, усиливалось воздействие государственно-монополистического регулирования экономики. Все это привело к резкому увеличению масштабов управленческо-административной деятельности корпораций. В результате возросла численность персонала, занятого выполнением административно-управленческих и конторских функций. Но этот рост не вызывает увеличения производительности управления.

Например, в экономике США к началу 1985 г. насчитывалось 11,3 млн (11,6% от общего числа занятых) администраторов и управляющих и 18,2 млн (18,7%) конторских работников. Производительность их труда росла весьма незначительно. По оценкам министерства труда, за период 1970—1980 гг. ее рост не превысил 4%.

В настоящее время в капиталистических странах на первый план выдвинута задача ограничить рост численности административно-управленческого и конторского персонала и повысить производительность его труда.

Острота проблемы усугублялась увеличивающимся разрывом в уровнях автоматизации, механизации и научной организации труда в сферах управления, с одной стороны, и других областях хозяйственной деятельности, таких, как производство, материально-техническое снабжение, торговля и сбыт — с другой. Труд в сфере управления все еще остается наименее энерго? и машиновооруженным.

Так, если в американском промышленном производстве на одного занятого приходится машин и оборудования на 35 тыс. дол., в сельском хозяйстве — на 50 тыс. дол., то в конторах всего на 3 тыс. дол. В других промышленно развитых капиталистических странах эта разница в машиновооруженности также высока.

Поэтому в 80?е годы, когда появление микропроцессоров и персональных компьютеров позволило создавать относительно недорогие автономные системы управления, начался бурный процесс компьютеризации административно-управленческого труда.

Научно-технический прогресс в области информационной технологии предоставляет возможность передавать информацию в самых различных видах, коренным образом меняет технологию составления текстовых документов и способы ее хранения. Поэтому «офис будущего» представляет собой оснащенную сложнейшим электронно-вычислительным оборудованием «фабрику» по переработке информации в различных формах. От офиса прошлого его отличает, по выражению его разработчиков, «интеллектуальность», выраженная в металле. Что же это означает?

Раньше все технические средства, которые помогали конторским работникам обрабатывать поступающие к ним сведения, — табуляторы, пишущие машинки, арифмометры и пр. — не могли сами, без вмешательства человека менять содержание обрабатываемого материала. Только человек мог внести смысловые изменения в таблицы, тексты, приказы. Сегодня в микропроцессоры, которые встроены во всю конторскую технику, вложены программы, в которых заключены знания специалистов высшей квалификации. Используя их, микропроцессоры трансформируют поступающие сведения не только по форме, но и по содержанию.

В «офисе будущего», каким он представляется сегодня, предполагается прямой доступ к вычислительной технике каждому сотруднику, независимо от его ранга и занимаемого положения. Это обеспечивается тремя техническими нововведениями: автоматизированными рабочими местами (АРМ) для всех сотрудников, локальными вычислительными сетями, позволяющими обмениваться информацией между любыми АРМ, и соответствующим «искусственным интеллектом». Уже сегодня многие компании приступили к активному внедрению автоматизированных рабочих мест для управляющих и специалистов.

С помощью АРМ управляющий или специалист имеет возможность автоматически обрабатывать тексты, посылать и принимать сообщения, хранящиеся в памяти ЭВМ, участвовать в компьютерных телесовещаниях, организовывать и вести личные архивы документов на машинных носителях, составлять модели принятия решений, использовать их, осуществлять необходимые расчеты и получать готовые результаты в табличной или графической форме, вести свои рабочие записи и выполнять другие работы.

Первоначально подобные АРМ устанавливались только у руководства фирм и ведущих специалистов, причем требовался также квалифицированный помощник — специалист по ЭВМ. В связи с появлением персональных вычислительных машин и разработкой специальных диалоговых систем, позволяющих широкому кругу пользователей свободно общаться с ЭВМ, компании значительно расширили практику использования АРМ, и автоматизация охватила различные уровни управления. Наиболее активно АРМ внедряются в банках и страховых компаниях, а также в фирмах, действующих в наукоемких отраслях, таких, как электронная, аэрокосмическая, и некоторых других.

Использование АРМ не ограничивается только сферой принятия решений. Они представляют собой средства автоматизации труда каждого отдельного работника, которые могут быть использованы как для решения задач, общих для всех компаний, так и для автоматизации отдельных видов работ. Так, объединенные АРМ руководителя и секретаря позволяют изменить структуру и режим работы руководителя: поступающие к нему сообщения могут накапливаться в памяти ЭВМ, и руководитель работает с ними лишь в то время, когда ему это удобно. Сочетание АРМ с другими средствами автоматизации, такими, как передача документации через факсимильное оборудование, «автоматический секретарь», позволяющий записывать все телефонные сообщения руководителю в период его отсутствия, телефонные аппараты, обладающие памятью, и сервисные устройства различного назначения, дает возможность значительно повысить производительность труда. Это позволяет управлять всем информационным потоком, проходящим через руководителя, включая его неформальные связи. Информация рассматривается как ресурс, который пронизывает всю организацию и который нужно не только обрабатывать, но и накапливать, рационально расходовать, развивать и т. п.

Однако несмотря на накопленный вычислительный потенциал и значительный опыт компьютеризации управления, результаты внедрения «офисов будущего» не всегда удовлетворяют руководство фирм. Прежде всего было установлено, что автоматизации поддаются далеко не все функции, выполняемые в офисах. Специальные исследования показали, что лишь 25% конторских работ поддаются автоматизации на современной технике и вряд ли эта граница может быть поднята выше 40%. Указанный предел определяется долей формализуемых работ в современных офисах, которая в конечном счете может быть передана более современным вычислительным средствам. Стало очевидным, что простое насыщение аппарата управления современной техникой не решает существующих проблем[6]. Нужна принципиальная перестройка всей работы офиса, пересмотр его функций, роли и места в управлении.

Есть и другая негативная сторона внедрения автоматизации управления. Дело в том, что она низвела служащих и управленческих работников до уровня рабочих, поскольку их труд стал подчиняться машинной форме организации производственных процессов. Условия труда этой категории работников заметно ухудшились.

Усилилась интенсификация труда, подверглись разрушению сложившиеся межличностные связи, которые играли существенную роль в управлении. Резко сократилась занятость. Согласно официальным данным, внедрение ЭВМ в конторах позволяет сократить на 60% персонал, занимающийся сбытом продукции, на 20% работников других служб и только на 9% увеличивает число специалистов по компьютерным системам.

Так, одна из фирм среднего размера создала высокоавтоматизированную систему управления и в течение пяти лет планомерно замещала своих сотрудников выпускниками колледжей, владеющих навыками работы с ЭВМ. Опыт этой фирмы рассматривается в американском менеджменте как образец. Она удостоена специальных призов за автоматизацию работы административного аппарата. Но большим фирмам не так просто решить возникающие кадровые проблемы. Для их управляющих потеря своего статуса имеет гораздо больше отрицательных сторон, чем для их коллег из малых и средних фирм. Поэтому сопротивление компьютеризации в больших фирмах наиболее сильно.

Отрицательные моменты автоматизации, возникшие в ходе ее внедрения и использования, настолько значительны, что ведущие деловые журналы стали говорить о «кризисе корпоративного менеджмента в информационный век». Он, по мнению ведущих в области информатики специалистов, должен привести к появлению новых систем корпоративного управления. Но для того чтобы это произошло, нужно, чтобы в компании пришло новое поколение менеджеров. Большинство специалистов считает, что кризис продлится, по крайней мере, до 90?х годов, когда этот процесс завершится «естественным путем». Но в последние годы в связи с ухудшением конкурентных позиций американских компаний стали раздаваться призывы к ускорению ликвидации кризиса.