2.5.1. Законодательная основа делопроизводства

2.5.1. Законодательная основа делопроизводства

Особенностью делопроизводства XVIII–XIX вв. по отношению к предшествовавшему периоду стало то, что его важнейшие основы утверждались законодательно.

В начале XVIII в. создавалась новая система государственных учреждений, причем их возникновение оформлялось законодательно, а для многих из них издавались регламенты, регулировавшие деятельность учреждения, и в том числе делопроизводство. В начале XVIII в. иногда специально оговаривалась необходимость документирования управленческих решений. Так, в 12?й главе указа от 27 апреля 1722 г. «О должности Сената» говорится: «В Сенате никакое дело исполнено быти надлежит словесно, но все письменно, понеже Сенату в таких важных повелениях вельми нужно иметь всякое опасение и осторожность, дабы наш интерес ни в чем не повредить и того ради всем членам не прийти к тяжкому ответствованию, також и нам ни в чем бы сумнительно быти могло».

28 февраля 1720 г. был издан Генеральный регламент – основополагающий законодательный акт, определивший систему делопроизводства вплоть до революции 1917 г. Впоследствии, на протяжении XVIII–XIX вв., издавалось множество законодательных актов, устанавливавших формуляр документов отдельных разновидностей, порядок их прохождения, организацию документопотоков между учреждениями и решавших многие другие частные вопросы организации делопроизводства.

Генеральный регламент состоит из 56 частей. В регламенте обосновываются преимущества коллежской системы по сравнению с приказной. Значительная часть этого законодательного акта посвящена установлению штатов и описанию должностных обязанностей. Впервые вводимая дифференциация должностей была столь значительной, что не могла не сказаться на организации делопроизводства. Как известно, коллегия состояла из присутствия (общего собрания членов) и канцелярии, в которой и было сосредоточено делопроизводство. Во главе канцелярии стоял секретарь, который готовил дело к слушанию на коллегии. Кроме секретаря предусматривались должности нотариуса, который должен был вести протоколы заседаний, актуариуса, который был обязан регистрировать документы и передавать их исполнителям, а также регистратора, отвечавшего за оформление исходящих и регистрацию входящих и исходящих документов. Основные категории служащих канцелярии – канцеляристы и копиисты, причем первые готовили документы, вторые переписывали их набело.

Генеральный регламент предполагал обязательность обучения канцелярских служащих. По указу от 10 ноября 1721 г. для подьячих была создана школа при Сенате. Кроме того, в Генеральном регламенте формулировались общие правила составления документов, указывались основные реквизиты. Например, в начале протокола следовало проставлять дату заседания и перечислять присутствующих.

11 января 1721 г. был издан Регламент, или Устав, Главного магистрата, к которому прилагались формы ведомостей, рапортов и т. д. На протяжении XVIII в. включение в законодательный акт формуляра документов стало обычным делом. Чаще всего давался формуляр учетных документов. Хотя можно найти и иные примеры: так, в указе «О форме суда» от 5 ноября 1723 г. содержится образец составления челобитной.

Законодательно регламентировалось и прохождение документов, например в Учреждении для управления губерний 1775 г.

С самого начала XVIII в. законодатель много внимания уделял порядку подачи челобитных. Челобитные всегда подавались на имя государя. В XVIII в. в силу рассмотренных выше причин их количество увеличивалось, и законодатель был вынужден пресечь практику подачи челобитных непосредственно царю.

В 1802 г. прошла министерская реформа. Указ от 17 августа 1810 г. «Разделение государственных дел по министерствам» уточнил разграничение сфер деятельности министерств, конкретизировал их функции. 25 июня 1811 г. вышло «Общее учреждение министерств», в котором фиксировалась их структура. На основании этого законодательного акта издавались уставы и положения каждого министерства. С изменением структуры государственного аппарата изменилось и делопроизводство.